Planeringsverktyg är ett givet inslag för den som arbetar med att planera och hantera olika typer av event. Det har också blivit allt vanligare att mindre erfarna eventplanerare som kanske inte lika frekvent bokar och hanterar event i sitt arbete också använder sig av olika verktyg för att kunna ha all information på ett och samma ställe. Vi vill dela med oss av varför vi tycker att alla bör använda sig av ett planeringsverktyg när de ska boka ett event. Vi har sammanställt några av de främsta fördelarna du får genom att använda ett planeringsverktyg.
Logistik
Inte förrän du sitter där med tio olika ankomsttider, gäster som har önskemål om maten, åtta personer som inte är med på middagen och femton som inte vill övernatta kommer du förstå hur stor del logistiken spelar när du planerar ett event. Att kunna hålla koll på logistiken från start till stopp är det primära för det som vill klara sig ifrån magsår och huvudvärk. I ett välarbetat planeringsverktyg kommer du att kunna föra in alla enskilda detaljer och enkelt kunna se den informationen vid rätt tidpunkt under eventet och får du en fråga om när middagen ska serveras kommer du snabbt och enkelt kunna hitta just den informationen.
Översikt
För att försäkra sig om att ingenting är glömt är det viktigt att enkelt kunna överblicka ditt event på ett och samma ställe kontra att hoppa mellan olika excel-dokument. Ett event är en ständigt föränderlig men fortfarande sammanhängande organism. Det är viktigt att kunna överskåda hur olika förändringar i ditt event påverkar varandra och vilka leverantörer som kan behöva bli informerade om ändringar som görs.
Checklistan
Det finns nog ingenting som är så vanligt vid planering av ett event som att skriva checklistor. Ofta blir dem många och ofta stirrar du dig blind på dem för att försäkra dig om att ingenting är glömt. Viktigt att komma ihåg är att bakgrunden till ett eventverktyg är ofta dels personer med stor erfarenhet av event men också fler timmar med checklistor än vad du någonsin kommer att hinna med inför ett event. Därför är ett eventverktyg ofta en trygghet då det innehåller allt det viktigaste för att genomföra ett lyckat event.
Det där lilla extra
Hela idén med att använda ett planeringsverktyg är att göra det enklare för användaren och med det spara tid. Vad som får just ditt event att bli minnesvärt och sticka ut ur mängden är de små detaljerna. Det är också det absolut svåraste att lyckas med då det ofta ligger långt ned på prioriteringslistan och tidsbristen blir boven i dramat. Därför kommer att hitta ett bra planeringsverktyg vara A och O för att skapa ett lyckat event. Den tid du sparar på att arbeta effektivt med eventets alla administrativa delar kommer möjliggöra att du får tid att skapa det där lilla extra som gör just ert event minnesvärt.
Event Logic är ett webbaserat planerings- och bokningsverktyg för konferenser och event där användarna finner inspiration i färdiga eventkoncept, upphandlar leverantörer, skapar inbjudningar och kommunicerar med sina deltagare. Tjänsten riktar sig till event- och konferensbokare på företag som vill spara tid i planeringen, få bästa möjliga pris från de leverantörer som upphandlas samt få full koll på alla kostnader kopplade till sina event. Läs mer och skapa ett kostnadsfritt konto här!