Att ro ihop ett kundevent eller konferens kan de flesta klara av, men vad är hemligheten bakom en riktigt vass eventplanerare? Här bjuder vi på handfasta lärdomar från några av branschens grymmaste eventproffs.
Briljanta eventplanerare…
… lyssnar på sin kravställare
Det kan verka självklart, men tål att upprepas – bristande kommunikation och förståelse för vad kravställaren vill ha är en av de vanligaste orsakerna till att man inte blir nöjd med sitt event eller konferens.
För att lyckas är det framförallt viktigt att lyssna på och förstå vad din kravställare vill ha. Ställ hellre för många frågor än för få. Genom att också förstå bakgrunden, kan du leverera det där lilla extra som gör att din kravställare kommer uppleva att de fick precis vad de ville ha.
… behåller lugnet i stormen
Ibland glömmer vi eller gör misstag. Saker du aldrig hade kunnat räkna med händer. Så är vardagen för oss alla, och inte minst för eventplanerare. Några av de allra vanligaste förändringarna som uppstår, och som är regel snarare än undantag, är ändring i antal deltagare och ändringar i körschema.
Ändrat antal deltagare
Fler eller färre deltagare än man planerat för ställer ofta till det lite extra. Diskutera med dina leverantörer på förhand hur ni löser en hastigt uppkommen justering i antal. Det kan t ex handla om utrymme för fler gäster på ditt valda boende, eller hur ni löser planerade grupperingar för en aktivitet, och som kanske behöver justeras.
Ändrat körschema
Det kan vara så enkelt som att man behöver byta plats på två planerade aktiviteter i körschemat. Tänk igenom vilka scenarios som är mest tänkbara och förbered alternativa planer som du snabbt kan iscensätta om så krävs.
Se till att alla leverantörer också är införstådda med varje plan, så att de snabbt och smidigt kan ändra färdriktning.
… vet hur de ska jobba så effektivt som möjligt!
Idag finns flera olika digitala tjänster som underlättar arbetet för en eventplanerare, t ex deltagarhanteringsverktyg. Ingen plattform klarar dock av att hantera hela planeringsprocessen, från början till slut – förutom Event Logic.
Med hjälp av Event Logic hanterar du all kommunikation, och förenklar dessutom hela upphandlings- och planeringsprocessen. Därtill får du koll på deadlines och påminnelser innan exempelvis en offert håller på att gå ut, och med deltagarhanteringen får du stenkoll på vilka speciella krav och allergier dina gäster har; information som du enkelt kan dela med dina utvalda leverantörer.
Det här är bara några av alla de innovativa funktioner som ingår i Event Logic.
Skapa ett kostnadsfritt konto på eventlogic.se idag, och upplev det själv!
