Eventinbjudan – Vad du behöver tänka på!

Eventinbjudan – Vad du behöver tänka på!

Eventinbjudan är det allra första, och ett av de viktigare, steget i ditt event. Det sätter tonen för ditt event, och rätt utformad gör att deltagarna blir både nyfikna och ser fram emot att eventet skall äga rum; en förutsättning för att de skall tacka ja till din inbjudan!

Oavsett om du skall bjuda in till en formell konferens eller ett mer avslappnat kundevent, förutsätter det att du är ute i god tid så att dina tänkta deltagare får möjlighet att planera in ditt event. Vilken framförhållning du behöver förhålla dig till skiljer sig från både typ av event, din tänkta målgrupp och såklart antal deltagare, men rent generellt går storleksordning och komplexitet hand i hand med framförhållning.

Innan du börjar skissa på din eventinbjudan finns det ett par punkter som är bra att fundera över:

Kommunicera
Som deltagare skall du få en liten försmak av vad som komma skall, oavsett om det är ett formellt seminarium på ett konferenscenter, avslappnad kick-off med kollegorna eller sommarfest för kunder.

Informera
Säkerställ att din eventinbjudan innehåller all nödvändig information på en gång, så blir det lätt för dina deltagare att avgöra om det är ett event de har möjlighet att vara med på. Har du inte all information tillgänglig kan du börja med att skicka en save-the-date; en ”kallelse” där du ber dina gäster blocka ett datum tills dess att du har mer information att delge. 

Information att alltid inkludera är:

  • Dag 
  • Tid
  • Plats
  • Mat
  • vem som är avsändare
  • sluttiden

Ytterligare information

För mer komplexa event kan du behöva delge dina gäster mer specifik information; t ex klädkod, övernattning, transport etc. Ett bra tips är att sammanställa all övrig information i ett separat mail eller dokument som du kan skicka ut lite närmre eventet, snarare än att försöka packa in allt i din inbjudan. Informera istället om att ytterligare information följer inom kort. Då kan du också säkerställa att enbart de som har möjlighet att komma på eventet får den detaljerade informationen de behöver.

 OSA
Var tydlig med när du senast behöver veta om dina gäster har möjlighet att närvara eller inte. Lägg på lite extra tidsmarginal så att du hinner meddela dina leverantörer i tid. Många lägger på extra avgifter vid sena ändringar eller avbokningar, så var tydlig med vilka datum som gäller så slipper du onödiga kostnader.

Vi vill också passa på att tipsa om vårt verktyg Event Logic. Där kan du enkelt skapa inbjudningar till ditt event, bjuda in, se vilka som kommer delta och om de kanske har något särskilt önskemål. Självklart kan du också planera hela ditt event, från början till slut. Testa själv! Det är helt kostnadsfritt.

Stäng meny