Arbetar du med att planera och arrangera event vet du att det är extremt naivt att tro att allt ska gå enligt planen. Tvärtom är det snabbföränderligt och kräver att man är kvick i både tanke och handling. Vi vet att allt handlar om att göra ett bra och noggrant jobb från grunden och har därför listat några punkter ni kan utgå ifrån när ni ska börja planera ert nästa event.
Prioritera från start
När du påbörjar din planering rekommenderar vi dig att börja i rätt ände, börja inte pilla med en meny, tävlingar eller bordplacering utan säkerställ att de stora bitarna på plats. Allt annat kommer du på ett eller annat sätt kunna lösa med lite fix och trix. Se också till att ha en budget fastställd och gör en preliminär plan för att kunna skapa en realistisk målbild.
Säkerställ mål
Formulera varför ni planerar att ha ett event och vad ni vill få ut av det. Du säkerställer på så vis att du planerar ert event utifrån syfte och mål. Genom att alltid ha detta i åtanke kan du lättare konkretisera visionen för eventet, det kan annars bli spretigt då det finns oändliga möjligheter när man ska planera ett event.
Riskanalys – Din bästa försäkring för ett lyckat event
Kanske och förhoppningsvis får du inte användning för den, men det är lite som en försäkring, skulle något gå fel är du oändligt tacksam för att du gjorde jobbet. Gå igenom ert körschema timme för timme och skriv ned lösningar i takt med att möjliga hinder dyker upp. Ett tips är också att alltid ha med en rad olika saker du kan komma att behöva om någonting går sönder, till exempel tejp, sax eller häftpistol.
Planera ert arbete
En vanlig fallgrop när man ska planera ett event är att inte ha en tydlig strategi över hur man ska arbeta, kommunicera eller fördela uppgifter. En god idé kan vara att se över vilka digitala hjälpmedel det finns på marknaden, såsom planeringsverktyg där ni kan samla all information och kommunikation kring eventet på ett och samma ställe. Det är annars inte ovanligt att man tillslut sitter med ett tiotal olika att göra-listor och gör antingen dubbla jobb eller missar något för att det felat i kommunikationen. Event Logic är ett kostnadsfritt verktyg för att upphandla, planera och hantera event. Skapa ett konto på eventlogic.se
Skapa utrymme
I grund och botten handlar allt detta om att arbeta effektiv för att frigöra så mycket tid som möjligt för att leverera det där lilla extra. När allt är under kontroll kommer du innan eventet kunna lägga tid och kreativitet på ytterligare överraskningar för att skapa ett minnesvärt event och stress har bevisligen ingen bra inverkan på kreativitet.
Lycka till!