Hjälp, min eventbudget räcker inte till!

Hjälp, min eventbudget räcker inte till!

En obegränsad eventbudget är få förunnat, och det är snarare ”more for less” som är mantrat för de flesta bolag idag. Men hav förtröstan – en minskad eventbudget behöver inte betyda ett mindre bra event. Som i de flesta fall handlar det mesta om god planering, och givetvis att vara ute i så god tid som möjligt.

Att tänka igenom sitt event, från början till slut, och vad som är viktigt att uppnå, är en bra början till all planering. Då har du också möjlighet att jämföra fler alternativ, för varje delmoment i ditt event, vilket i många fall kan vara nyckeln till ett väl genomtänkt och prisvärt event.

Men. Ibland blir det bråttom och ingen tid till att förhandla med leverantörer, jämföra flera alternativ, eller möjlighet att rucka så mycket på önskemål från din uppdragsgivare. Och ibland förväntas du kanske till och med vara trollkonstnär och sy ihop ett snudd på omöjligt uppdrag!? 
Om det är din situation kommer här ett par konkreta tips på hur du snabbt kan kapa kostnader i din eventbudget.

1. Förlägg konferensen eller ert event på en mindre ort. Tänk dock på att du kanske behöver ta höjd för eventuell transport i din eventbudget. Har du deltagare som behöver resa till ditt event behöver det finnas en flygplats eller tågstation inom överkomligt avstånd.

2. Satsa på konferens över dagen och skippa övernattningen. En övernattning ger förvisso deltagarna chansen att träffas under lättsammare former på kvällen, och du kan ofta vara mer flexibel med tider för middag eller aktiviteter (vilket i sig kan göra det lättare och billigare att få ihop ett kostnadseffektivt event) men annars så kan du kapa ordentligt på eventbudgeten genom att begränsa ditt event till dagtid.

3. Behöver du övernattning kan det vara ett alternativ att välja dubbelrum istället för enkelrum. Vissa företag har som policy att deltagare inte skall dela rum, men annars kan det ofta hålla nere kostnaderna för större grupper.

4. Titta på alternativa lokaler. Istället för att hyra dyra konferenslokaler finns många andra alternativ såsom bygdegårdar och klubblokaler som ofta går att hyra till en lägre kostnad. För mindre grupper kan man titta på att hyra värdshus och pensionat. Om man är ute i tid eller lägger eventet utanför högsäsong kan man ofta få hela stället för sig själv till ett bra pris.

5. Om du kan vara flexibel med datum är det ofta enklare att förhandla med konferenshotell och liknande. Undvik att lägga ditt event i anslutning till högtider och skollov i den mån det är möjligt. 
Fråga t. ex hotellet om de kan föreslå datum där de kan ge ett bra pris.

6. Begränsa alkoholkonsumtion. Ett alternativ kan vara att sätta en sluttid på ditt event, och där var och en av deltagarna själva får ansvara för vad de konsumerar efter denna tid (fritid).

Det är viktigt att vara tydlig mot din uppdragsgivare om förutsättningarna. Att vara medveten om hur en begränsad eventbudget påverkar upplägget på ditt event kommer hjälpa dig leverera ett event som lever upp till, och kanske överträffar, förväntningarna. Om det är korvgrillning på innergården som gäller, så kommer du motsvara förväntningarna så länge alla varit medvetna om att det var just korvgrillning som var på agendan. I synnerhet om du har en grupp som kanske är vana vid ett mer påkostat event.

Sedan finns det såklart en möjlighet att hinna jämföra leverantörer, vara trollkonstnär, och få till roliga upplägg – trots begränsad tid. Vi kallar lösningen för Event Logic, och den är helt kostnadsfri. Hör av dig till oss så hjälper vi dig komma igång!

Stäng meny