Läkemedelsföretagets värdefulla ”hybridlärdomar”

Läkemedelsföretagets värdefulla ”hybridlärdomar”

De hade planerat sitt stora evenemang i ungefär 15 månader. Lokaler hade bokats, talare bjudits in och “Dagen D” närmade sig med stormsteg. Och just som känslan av att ha läget under kontroll började infinna sig slog den vid det här laget ökända “andra vågen” till med full kraft.

Mötet var av mycket stor betydelse för företaget, och trots att möjligheterna att kunna skrida till verket på valt datum såg närmast obefintliga ut ett tag, lockade tanken på att behöva ställa in föga. Istället styrde man raskt om skutan och siktade in sig på en till stor del digital tillställning, vilket så småningom – i samarbete med oss på Event Logic – var precis vad som genomfördes. Nedan redogör kunden för sina reflektioner kring och lärdomar från sammankomsten som ägde rum för ungefär två månader sedan:

“Det som skulle ha blivit ett fysiskt möte blev en till största delen digital historia. Så istället för mat och munskydd blev det fullt fokus på sladdar, skärmar och wifi-anslutning. Vi bestämde oss tidigt för att göra vårt yttersta för att lyckas knyta ihop alla trådar och få detta stora möte att bli lyckat, i digitalt format. Av störst betydelse är naturligtvis det värde vi levererar till våra kunder”, säger en representant för läkemedelsföretaget.

Berätta lite kort om mötet:

“Vi hade totalt sju talare, som sände från tre olika platser. Utan större bekymmer kunde vi nå ungefär 120 personer med den information våra talare hade att dela med sig av. Faktum är att vi nådde betydligt fler på det sätt som mötet hölls än vad vi hade gjort om det blivit som vi först tänkte oss.”

Hur ser ni på Event Logics roll i sammanhanget?

“Väldigt positivt! Är det något som har kännetecknat detta event är det föränderlighet. Vi har behövt vara extremt flexibla, och möjligheten att snabbt och smidigt uppdatera och förändra allt vi behövt skruva på under resans gång har varit väldigt värdefull. Dessutom vill jag betona att vi fått mycket bra hjälp, när det var som mest stressigt sköttes all kommunikation med berörda hotell och liknande via Event Logics plattform med hjälp av Event Logic och vi kunde lita på att allt vi behövde veta hela tiden fanns tillgängligt. Slutligen var samlingsfaktureringen en mycket positiv upplevelse. Det underlättar såklart för oss att få en, snarare än flera fakturor efter ett sånt här arrangemang. Att det möjliggjordes med Event Logics hjälp är vi mycket nöjda med.” 

Så här i efterhand: vilka är era främsta lärdomar från mötet?

“Tekniken är naturligtvis väldigt viktig i ett sånt här sammanhang, det går inte att komma ifrån. Denna gången tog vi hjälp externt med de tekniska bitarna. För att få helheten att fungera är det nog nästintill oundvikligt att ta någon form av hjälp. Men det gäller att hitta rätt aktörer att samarbeta med, och att ta hjälp med rätt saker. Det kanske tar ett par gånger innan man hittar helt rätt i dessa frågor, det får man nog tolerera, så snarare än att peka på något specifikt vill jag framhålla att den erfarenhet vi nu har gör att vi står bättre rustade inför nästa gång, allt sammantaget. Utöver det kan jag nämna vikten av tydlig rollfördelning, även internt. Det är såklart ett lagarbete, men någon behöver vara ytterst ansvarig och utifrån den rollen delegera uppgifter, annars riskerar det att bli rörigt.”

Slutligen, vad har ni för tips till andra verksamheter som planerar liknande tillställningar?

“Dels det jag redan nämnt, som att säkerställa att någon verkligen håller i taktpinnen och bär huvudansvaret internt. Men också att vid behov, välja externa samarbetspartners med stor omsorg. Utöver det vill jag tipsa om att lägga lite krut på lokalerna och platserna där sändningarna äger rum. Fråga er hur det faktiskt ser ut för deltagarna. En person som sitter rakt upp och ner på en stol och pratar blir nästan oavsett innehåll långtråkig snabbare än någon som “får lite hjälp” av den omgivande miljön. Allra sist kan vi rekommendera alla att ha minst en representant från den egna organisationen på varje plats där det ska sändas. Oavsett hur omsorgsfulla förberedelser som föregått ett möte är chansen att allt går helt perfekt ganska liten. Och om ett problem uppstår är det antagligen mycket lättare att lösa om någon som varit en del av förberedelserna och är väl införstådd med mötets mål och mening finns på plats.”

Här kan du läsa om mer om olika digitala aktiviteter som kan upphandlas via Event Logics plattform.

Går ni i Hybridaktivitets-tankar? Klicka här så hjälper vi er!

Stäng meny