Det var under slutet av 2021 som Martin Deverud, upphandlare hos Umeå kommun, fick höra talas om Event Logic. Tillsammans med ett par kollegor började han undersöka plattformen, då det lät intressant som en kostnadsbesparande åtgärd för att effektivisera administrationen av alla typer av möten, event och konferenser. Då Event Logics verktyg dessutom är gratis och en kostnadsfri utbildning för användarna ingick, var tröskeln låg att komma igång. Kort efter utbildningen gjordes de första bokningarna och redan idag ser Umeå Kommun stora besparingar sedan verktyget implementerades.
– Vi har använt Event Logic sen starten av året och det har verkligen motsvarat våra förväntningar. Vi har fått bra stöd av Even Logic under hela implementeringsprocessen. Våra användare är mycket nöjda över att det är så enkelt och de har full kontroll på alla sina konferenser och möten samlat på ett och samma ställe. För mig som upphandlare har jag full kontroll över alla möten och konferenser som genomförs, uppger Martin Deverud, upphandlare hos Umeå Kommun.
Ny avropningsprocess i samband med implementationen
I samband med implementationen av Event Logic genomförde Umeå Kommun också en ny avropningsprocess för möten, event och konferenser. Ytterligare en fördel med Event Logic, menar Martin Deverud, är att Event Logic säkerställer att alla bokningar följer den nya avropningsprocessen.
– I upphandlingsdokumentet framgår det också att våra användare alltid skall använda sig av Event Logic, fortsätter Martin Deverud.
I och med implementationen av Event Logic främjar Event Logic också att Umeå följer digitaliseringskommisionens intiativ som riktar sig till kommuner.
Lyckad implementation och flera fördelar även för kommunens leverantörer
Implementationen av Event Logic inleddes med en kostnadsfri utbildning för användarna. Idag arbetar Umeå Kommun fullt ut med Event Logic och över 50 användare har bokat ett eller flera möten – och stora kostnadsbesparingar har skett. All information kring Umeå kommuns möten, event och konferenser hittas i Event Logics plattform, som skapar en fullständig och lättöverskådlig överblick över alla bokningar – med tydlig statistik samt kontroll över kostnader.
Flera fördelar följer även för kommunens leverantörer – som till exempel tydliga bokningsförfrågningar, en smidig deltagarhantering som hanteras enligt GDPR och ett bra sätt att marknadsföra sig på. Det gör att implementationen av Event Logic främjat effektivare flöden genom hela leveranskedjan, i hela Umeå Kommun.
Om Event Logic
Event Logic erbjuder ett kostnadsfritt och komplett verktyg för att planera, boka och administrera alla typer av möten, event och konferenser. Med en marknadsplats om över 6000 leverantörer kan event- och mötesbokare samla allt på ett och samma ställe och hitta leverantörer för alla typer av möten och event, jämföra offerter, dela färdiga koncept med kollegor och beslutsfattare samt upphandla anläggning direkt i verktyget. I verktyget finns också uppskattade funktioner som att skicka inbjudningar, administrera ändringar, sköta deltagarkommunikation samt att följa upp och rapportera eventet eller konferensen. Event Logic ger full statistik kring allt som bokats – för 100 % kostnadskontroll och tydlig uppföljning.
Ladda ned allt upphandlingsmaterial från Umeå kommun
Här kan du enkelt ladda ned allt upphandlingsmaterial från Umeå kommun: