Dags att fixa sommarfest?

Dags att fixa sommarfest?
Fixa sommarfest

SommarfestGrattis – att fixa en sommarfest för kollegorna är ett kul projekt som med all säkerhet kommer att bli både lyckat och uppskattat. Men som med alla projekt kommer skillnaden mellan ett bra och ett fantastiskt slutresultat bero på hur väl du planerar och organiserar ditt arbete.

Vi rekommenderar att du först och främst funderar över vad som är målsättningen med ditt event. För en sommarfest kanske inte målsättningen går att mäta i ROI (return on investment) på samma sätt som med ett kundevent, men det finns andra mjukare värden eller mål som kan vara bra att stämma av med din uppdragsgivare; t ex bolagets ledning eller personalavdelningen.
Det kan vara en bra och rolig avslutning inför semestern, en belöning för en extraordinär insats, eller rätt och slätt en enklare middag för att samla teamet.

När du vet vad målsättningen är med din sommarfest är det dags att sätta igång planeringen! Ett bra sätt att tänka är att se ditt event som ett pussel. Utgå från ett vitt blad och fyll det med pusselbitar – en bit för platsen där eventet skall äga rum, en bit för mat och dryck, en bit för aktivitet, en bit för transport osv.

När du lagt ditt pussel är det dags att prioritera – vilken av pusselbitarna är viktigast för att hela pusslet ska gå ihop?

Vi rekommenderar att du börjar med plats/lokal, och givetvis sätter ett datum. Innan du börjar ringa runt till leverantörer behöver du se till att ha svar på följande:

  • DATUM: Se till att ha i alla fall tre olika datum – och gärna olika veckodagar – att jämföra med; det kan skilja sig kraftigt i pris beroende på veckodag och tid. Ju mer flexibilitet du har, desto lättare kommer det vara att hitta en lösning snabbt.
  • TID: Attraktiva tider t ex lunch kl 12, eller middag kl 18 eller 19 brukar snabbt bli fullbokade.
    Kan du tänka dig att hitta en alternativ tid – en senare lunch eller tidigare middag, t ex?
  • BUDGET: Se till att ha din maxbudget fastställd, men även maxkostnad per person. Beroende på vilken leverantör du väljer, kan kostnaden för varje pusselbit i ditt event justeras. Gör en uppskattning på vad varje del max får kosta.
  • LOGISTIK/TRANSPORT: Hur långt kan du tänka dig att deltagarna skall behöva transporteras? Nära arbetsplatsen eller längre bort? Kommer du behöva ordna transport, eller kommer deltagarna vilja köra egen bil? Finns parkeringsmöjligheter? Möjlighet för deltagare att hinna med lokaltrafik – sista tåget/bussen/tunnelbanan hem etc.

Behövs transport till och från din sommarfest behöver du inkludera det i din budget.
Här kan hitta tips om hur du gör transporten till något unikt under er sommarfest.

Så snart du har lagt ut ditt pussel är det hög tid att informera dina kollegor om vilken dag festen kommer att äga rum, så att de blockar sina kalendrar. Har du inte alla detaljer på plats räcker det med att skicka ut en save-the-date, och komplettera med mer information när du har ytterligare att delge.
Lycka till!

PS. Om du tycker det verkar aningen mastigt att inte bara planera ditt event, men också se till hålla koll på alla deadlines, kommunicera förändringar till både deltagare och leverantörer (vi vet hur det brukar vara – någon glömmer bort att meddela att de inte tål nötter, att de mår illa av färgen gul, eller kommer först till huvudrätten), att informera din chef om att budgeten verkar dra iväg, och allt sånt där, så ville vi bara tipsa om ett planeringsverktyg som vi har utvecklat, och som helt enkelt hjälper dig ha koll på precis allt.

Hej då excellistor och hej då sömnlösa nätter. Läs mer om hur du kan underlätta vid nästa konferens, kickoff eller sommarfest med planeringsverktyget Event Logic eller skicka oss ett mail så ser vi till att du kommer igång. Det är helt gratis.

Med vänliga hälsningar
Event Logic

Stäng meny