Nyligen hade vi en användare av Event Logic som begärde in en offert på en tvådagarskonferens för 70 personer på ett förutbestämt hotell i Stockholm. “Varför bara en offert?” frågade vi och uppmanade användaren att ta in flera möjliga prisförslag från andra likvärdiga aktörer. Användaren loggade in på nytt och tog in offertförslag från ytterligare tre hotell i samma kategori med ett par knapptryck. När leverantörerna svarat summerade Event Logic-plattformen offertunderlaget för enkel jämförelse och föga förvånande, det första och förutbestämda hotellet var hela 130 000 kr dyrare än ett av de andra alternativen. Vilket hotell hade du valt att boka?
Det är ingen nyhet att eventplanerare har många utmaningar som gör arbetet svårt, tidskrävande och inte minst, DYRT. Historier som ovan är långt ifrån ovanliga och förvånar oss inte. Att upphandla, hitta rätt leverantör till rätt pris och jämföra olika erbjudanden är kanske den allra största utmaningen eventplanerare har. Tiden rinner ofta iväg och tillsammans med de kostnaderna så det är sällan man gör kostnadsmedvetna val.
Effektivare arbetssätt och större säkerhet
Vi började utveckla Event Logic med eventplanerarens utmaningar i åtanke och upptäckte på vägen flera möjligheter att kunna arbeta effektivare och billigare. Att begära in fler än en offert kan göra otroliga skillnader på priset men en utmaning handlar också om att hålla kontroll över budgeten och den totala spenderingen.
Vi vet att det finns ett stort mörkertal vad gäller kontrollen över företag och organisationers årsbudget för event, möten och konferenser. Ofta dimper det efter genomförandet ner många fakturor från de olika leverantörerna som använts, som inte hinns med att granskas. Hela 30% av dessa fakturor är fel, oftast är totalbeloppet högre än vad som avtalats. Det här problemet tröttnade vi på och samlade alla bokningar och allt fakturaarbete i Event Logic-plattformen.
Bokar du genom Event Logic samlas därför alla bokningar på en plats och dina kostnader summeras i en smidig rapportering som lätt kan granskas. Detta resulterar i att du får en klar bild över vad som kostar vad och du betalar ett rättvist pris för de leverantörer och tjänster du använt. Idag kan vi stolt berätta om framgångshistorier som den vi inledde med, där tusentals kronor sparats tack vara ett effektivare planeringsarbete.
Mer än ett upphandlingsverktyg
Det är inte bara att du enkelt kan jämföra och förhandla priser i Event Logic, när du väl har bestämt dig för att göra en bokning, så kan du enkelt administrera alla tänkbara aspekter av din planering direkt på vår plattform, såsom kommunikation med kollegor och deltagarhantering som inbjudan och anmälan. Vi har helt enkelt samlat alla verktyg som vi själva saknat i vår egen planering.
Med hjälp av Event Logic kan du hitta leverantörer som passar din plånbok och ditt behov bäst, göra kostnadsmedvetna val och skapa en komplett bild av vad du betalar för. Du sparar tid, pengar och tålamod. vilket gör att du kan fokusera på det viktigaste – ditt event!
Har du ännu inte skapat ett konto så gör det på några sekunder här! Event Logic är helt kostnadsfritt för dig som bokar och vi är säkra på att du kommer arbeta effektivare med större kontroll över dina kostnader.