När det politiska partiet Liberalerna sammanträder i konferens- eller utbildningsform förbereds och bokas sammankomsterna i regel av projektledaren Rebecka Kvart. De senaste två åren har nära nog samtliga externa evenemang bokats i Event Logic. I denna artikel tar vi reda på vilka utmaningar som föregick partiets beslut, att samarbeta med Event Logic, vilka uppsidor som hittills identifierats, samt vad man hoppas få ut av samarbetet framöver.
Liberalernas utmaning
Stort personberoende:
“Sett till hur vi tidigare hanterade bokningar, det vill säga genom direktkontakt med leverantörerna i en massa mailtrådar, kunde vi vänta oss en stor utmaning om ansvarig person skulle sluta. I ett sådant scenario skulle efterträdaren få den mycket tidskrävande uppgiften att samla in och sammanställa korrespondens från olika trådar och plattformar”, resonerar Rebecka Kvart.
Tidskrävande och svåröverskådligt:
Även om ansvarig person förblir densamma beskriver Rebecka Kvart hur sättet på vilket partiet tidigare bokade externa konferenser tog en svårmotiverat stor andel av hennes arbetstid i anspråk. Att förse olika aktörer, med olika information, vid olika tidpunkter, i olika kanaler är ett vanligt förekommande, men sällan effektivt sätt att hantera möten och konferenser. När den insikten drabbade Liberalerna, valde man att lämna detta tillvägagångssätt bakom sig och ta nya tag med Event Logic.
Så använder Liberalerna Event Logic
I dagsläget bokar Liberalerna nästan alla sina externa sammankomster i Event Logic, oavsett om det handlar utbildningar, konferenser eller ledningsgruppssammanträden. Undantaget har hittills varit de största kongresserna, med upp till 700 besökare. Dessa har upphandlats och bokats utanför Event Logic, men när omständigheterna så småningom tillåter att nästa kongress går av stapeln talar mycket för att också den kommer att hanteras via Event Logic.
“Vi har tidigare haft en tanke om att vi vill upphandla fler än fyra leverantörer, och därmed valt andra tillvägagångssätt än Event Logic för våra största kongresser. Men en så pass omfattande upphandling har sällan blivit av, i praktiken. Av det skälet kommer vi troligen använda Event Logic även för dessa sammankomster framöver”, meddelar Rebecka Kvart.
Resultatet av samarbetet och funderingar framåt
På frågan om vilka resultat och effekter som så här långt kan härledas till samarbetet mellan Liberalerna och Event Logic väljer Rebecka Kvart att betona två saker. Tidseffektivitet och överskådlighet.
“Ja, så är det helt klart. Att det är så smidigt att jämföra leverantörer, lägga in alla viktiga moment och överse helheten innebär att vi får bättre koll på såväl kostnader som nödvändiga åtgärder, trots minskad arbetsinsats”.
När samtalet därefter kretsar kring synen på samarbetets möjligheter och utmaningar, framöver, är tongångarna fortsatt positiva.
“Allt kan naturligtvis alltid bli bättre, men Event Logic fungerar i dagsläget precis så som vi vill att det ska fungera. Vi ser därför fram emot att fortsätta på den inslagna vägen och använda plattformen i samband med utbildningar, konferenser, kongresser och liknande, så snart de kan genomföras igen”, avslutar Rebecka Kvart.
Vi på Event Logic är mycket stolta över det förtroende Liberalerna väljer att ge oss genom att använda vår plattform. Vår målsättning är att fortsätta förändra eventbranschen genom konstruktiva samarbeten med alla våra partners.
Om du inte redan arbetar i Event Logic, klicka här för att få veta mer. Självklart så kontaktar vi dig gärna om du önskar en demo eller vill veta mer.
Tidigare kundcase: Anticimex stora bokningsutmaning!